Gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer.
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van de Historische Vereniging Sliedrecht omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.
- Begrippen.
1. Het bestuur zijn personen die door de algemene ledenvergadering zijn gekozen als lid van het bestuur van de Historische Vereniging Sliedrecht, hierna te noemen HVS, en daadwerkelijk en zodanig zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
2. Vrijwilligers zijn allen die middels een vrijwilligersovereenkomst verbonden zijn aan HVS.
3. Leden, sponsors en/of donateurs zijn personen en/of instellingen die bijdragen aan de jaarlijkse exploitatie van de HVS.
4. Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummers.
5. Onder vereniging wordt verstaan de Historische Vereniging Sliedrecht zoals omschreven in de Statuten van 27 augustus 2003.
6. Het Huishoudelijk Reglement is vastgesteld door het bestuur op 20 maart 2001.
7. Bewaartermijn in verband met archivering voor het samenstellen van het jaarverslag is maximaal één kalenderjaar conform artikel 5.1.b, punt 89 van de AVG. - Persoonsgegevens, bewustwording.
Persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of de penningmeester, ofwel de administratie van de HVS. Hiertoe is een bestand gemaakt waarin de gegevens worden verwerkt en/of aangepast. In dit bestand zijn de gegevens als genoemd onder punt 4 bij ‘Begrippen’ verwerkt en opgeslagen.
Deze gegevens zijn nodig voor het besturen en organiseren van de HVS, namelijk wie men is, een persoonlijke berichtgeving, het adres voor bezoeken en/of correspondentie, het e-mailadres voor communicatie en/of correspondentie en één of meerdere telefoonnummers voor het onderhouden van contacten en/of het maken van afspraken.
Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf, welke gekoppeld is aan de computer. Persoonsgegevens worden nimmer op een usb-stick geplaatst vanwege het gevaar van verlies.
Persoonsgegevens worden niet verspreid aan derden, tenzij hier vooraf beargumenteerd toestemming voor wordt gevraagd en verkregen.Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met bestuursleden en de penningmeester ofwel de administratie.Persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon verbonden is met de HVS.Na het beëindigen van het lidmaatschap en/of de verbinding met de HVS worden de persoonsgegevens na een kalenderjaar verwijderd uit het systeem van de secretaris en de penningmeester ofwel de administratie.
De persoonsgegevens kunnen desgevraagd worden bewaard in verband met de toezending van nieuwsbrieven of uitnodigingen voor speciale gelegenheden van de HVS zoals bijvoorbeeld een reünie. - Rechten van betrokkenen.
Wie aan de HVS verbonden is middels een bestuursfunctie, een lidmaatschap en/of een vrijwilligersovereenkomst heeft het recht tot inzage van haar of zijn persoonsgegevens die in het systeem zijn verwerkt.
Een verzoek hiertoe zal binnen twee weken schriftelijk of per e-mail worden beantwoord. Betrokkene kan verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren. - Foto’s.
De HVS voert het beheer van de fotocollectie Ter Laak. Daarnaast voert de HVS het beheer van een omvangrijke collectie fotomateriaal in de ruimste zin van het woord welke gedurende het bestaan van de HVS zijn verzameld en geregistreerd met als doel het heden en verleden van Sliedrecht vast te leggen. - Geluidsopnamen.
Van vergaderingen en/of bijeenkomsten die worden gehouden door of namens de HVS worden geen geluidsopnamen gemaakt. Indien voor een speciale reden een geluidsopname gewenst zou zijn zal dit vooraf worden aangekondigd en om toestemming worden gevraagd. - Privacybeleid HVS.
Minimaal eenmaal per jaar zal aandacht worden besteed aan het privacybeleid van het bestuur.
Met vragen en/of opmerkingen zal het bestuur op gepaste wijze omgaan. - Websites van derden.
Op de website van de HVS komen verwijzingen voor naar externe hyperlinks, mogelijk een banner of button. Dit betekent niet dat de HVS hieraan verbonden is en/of hiervoor verantwoording draagt en evenmin verantwoordelijk is voor het naleven van privacywetgeving door deze derden. - Verzamelen digitale informatie.
De HVS maakt gebruik van Google Analytics. Via dit systeem worden geanonimiseerde gegevens verzameld over het bezoek van de HVS website. Hiermee meet de HVS het bezoek van de HVS website en is mede bedoeld om de website te verbeteren. - Meldplicht datalekken.
Bij het ontdekken van een eventueel datalek wordt de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis gesteld.
Indien blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts een geringe kans geven op schending van betrokkenen zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. Zulks conform Artikel 33.1 van de AVG.
In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en de penningmeester ofwel de administratie hiervan registratie bijhouden. - Leidende toezichthouder ofwel functionaris gegevensbescherming.
De Historische Vereniging Sliedrecht zie punt 5 ‘Begrippen’ is vrijgesteld van genoemde functionaris.
Evenwel de secretaris en de penningmeester ofwel de administratie zal als zodanig hiermee worden belast.
Dit document genaamd ‘Privacy Reglement Historische Vereniging Sliedrecht’ is vastgesteld in de vergadering van 15 mei 2018. In de eerstvolgende Nieuwsbrief van de HVS wordt het instellen van het Privacy Reglement bekend gemaakt aan de leden, sponsors en/of donateurs van de HVS.
Sliedrecht, 15 mei 2018.
De voorzitter: P.C. Bons
De secretaris: T. van ’t Verlaat-de Goeij
